Geschäftsbereich Konzerneinkauf und Logistikmanagement
Der Geschäftsbereich Konzerneinkauf und Logistikmanagement ist verantwortlich für die Versorgung aller klinischen, administrativen und Forschungsbereiche des Universitätsklinikums Heidelberg mit medizinischen Verbrauchsgütern (ausgenommen apothekenpflichtigen Artikeln), Technischem-, Wirtschafts- und Verwaltungsbedarf sowie für die Lebensmittelbeschaffung der Speiseversorgung.
Die Aufgabe des Geschäftsbereichs ist es, die Versorgungssicherheit im Klinikum zu gewährleisten sowie die Versorgung unter höchsten Qualitätsansprüchen wirtschaftlich und flexibel zu gestalten.
Einkauf
Der Einkauf ist verantwortlich für die Umsetzung der elektronischen Bedarfsanforderungen, der Sicherstellung zuverlässiger und termingerechter Bereitstellung der Ware am Zielort sowie der Bearbeitung von Rücksendungen, Fehllieferungen und Kundenreklamationen.
Um einen weitestgehend automatisierten Einkauf und vereinfachte Bestellabläufe zu gewährleisten, führt der Einkauf zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen einen elektronischen Katalog.
Einkauf für Investitionen
Dieser Bereich des Einkaufs ist für die Beschaffung von Investitionsgüter zuständig. Das kann einzelne Beschaffungselemente als auch Projektbeschaffungen betreffen.
Das Team ist nach den aktuellen Schwellenwerten (siehe Schwellenwerte unter "Vergabe- und Vertragsmanagement") in zwei Team-Gruppen aufgeteilt: Das Team für Beschaffungen im unterschwelligen Bereich und das Team für Beschaffungen im oberschwelligen Bereich.
Kontakt zum Team Einkauf Invest
Logistikmanagement
Primäraufgabe des strategischen Logistikmanagements ist die Neu- und Weiterentwicklung von Logistiksystemen im kontinuierlichen Abgleich mit
- der Unternehmensstrategie,
- den zukünftigen infrastrukturellen Rahmenbedingungen und Entwicklungsperspektiven
zur bedarfsgerechten Unterstützung der medizinischen und pflegerischen Primärleistungen unter Berücksichtigung sämtlicher Abhängigkeiten und wechselseitig bedingender Faktoren.
Die Logistiksysteme beziehen sich auf sämtliche logistischen Leistungsbereiche wie z.B. Material-, Sterilgut- Wäscheversorgung und Gütertransport, sowie die logistischen Unterstützungsleistungen wie z.B. die Unterhaltsreinigung
Vergabestelle
Als öffentlicher Auftraggeber im Sinne des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) unteliegt das Universitätsklinikum Heidelberg dem geltenden Vertragsrecht.
Die Frage, ob ein Auftragsgegenstand öffentlich ausgeschrieben werden muss, wird durch die Prüfung sogenannter Schwellenwerte beantwortet. Ab einem Netto-Auftragswert von 3.000 € (Bauleistungen) bzw. 100.000 € (Liefer- und Dienstleistungen) ist eine Ausschreibung nach nationalem Recht durchzuführen.
Die Schwellenwerte, ab denen eine Ausschreibung nach europäischem Recht notwendig ist, werden im Abstand von zwei Jahren von der EU angepasst. Seit 01.01.2024 liegen sie bei 221.000 € netto (Liefer- und Dienstleistungen) bzw. 5.538.000 € netto (Bauleistungen).
Die EU-Vergabevorschriften fordern nach der Veröffentlichung einer Ausschreibung eine Angebotsfrist von mind. 30 Tagen. Dieser Zeitraum steht sämtlichen interessierten Unternehmen für eine Angebotserstellung zur Verfügung. Nach Ablauf dieser Angebotsfrist werden die elektronisch eingegangenen Angebote ausgewertet und Vergabeankündigungen an alle Firmen, die ein Angebot eingereicht haben (die sogenannten „Bieter“), versandt. Im Anschluss beginnt eine 10-tägige Wartefrist, nach deren Ablauf ein Zuschlag an den erfolgreichen Bieter erteilt werden darf.
Unsere Ausschreibungen sowie die dazugehörigen Vergabeunterlagen finden Sie nach Veröffentlichung zum Download auf dem elektronischen Vergabeportal "Vergabeportal-BW" (www.vergabeportal-bw.de).
Gerne steht Ihnen die Vergabestelle des Geschäftsbereichs Konzerneinkauf via E-Mail für weitere Fragen zur Verfügung.
Information für Lieferanten
Welche Einkaufsabteilung ist für welches Produkt zuständig?
Insgesamt zwei Einkaufsabteilungen teilen sich die Beschaffung:
Im folgenden finden Sie die Abteilungen mit den Hauptgruppen:
- Einkauf der Apotheke: Apothekenpflichtige Produkte, Reagenzien, Chemikalien, pharmazeutische Produkte.
- Konzerneinkauf und Logistikmanagment: Investitionsgüter, medizinisches Verbrauchsmaterial, Wirtschafts- und Verwaltungsbedarf, technischer Bedarf, Lebensmittel, Raumausstattung, Textilien und Dienstleistungen.
Wie können neue Produkte vorgestellt werden?
Neue Produkte müssen zunächst im Einkaufsmanagement vorgestellt werden. Dort wird geprüft, ob der Einsatz des neuen Produktes wirtschaftlich und sinnvoll ist. Sofern das Produkt eine Neuentwicklung darstellt, stellt das zuständige Teammitglied aus dem Einkaufsmanagement Kontakt mit möglichen Anwendungsbereichen her und koordiniert die Kontaktaufnahme mit dem Lieferanten. Kann das neue Produkt ein bisher eingesetztes Produkt ersetzen, koordiniert das Einkaufsmanagement mögliche Testungen bei den Anwendungsbereichen/ausgewählten Anwendungsbereichen für die Prüfung der Einsetzbarkeit und Wirtschaftlichkeit des Produktes.
Terminvergabe im Einkaufsmanagement
Die Terminvergabe im Einkaufsmanagement erfolgt in der Regel nur nach telefonischer Absprache.
- In Ausnahmefällen per Mail: Der Termin darf nur dann wahrgenommen werden, wenn der Termin per Mail vom Einkaufsmanagement ausdrücklich bestätigt wurde. Keine Antwort ist Terminabsage.
- Von unangemeldeten Besuchen bitten wir abzusehen.
Warum muss ein Lieferant seine Produkt-Barcodes elektronisch zur Verfügung stellen?
Die Abrechnung der Artikel und nötige Dokumentationen erfolgen zu einem großen Teil über das Scannen mittels Barcodes. Die Artikel-Barcodes müssen vor Lieferung dem Einkauf elektronisch zur Verfügung gestellt werden, damit diese in das SAP-System eingepflegt werden können. Dafür haben wir eine E-Mail-Adressen eingerichtet, an die Sie Ihre Barcode-Daten melden können (MS Excel ab Version 2003).
E-Mail-Adresse für Meldung Ihrer Barcodes: Datenmanagement.GB3(at)med.uni-heidelberg.de
Elektronische Rechnung
Für die elektronische Rechnungsstellung verwenden Sie bitte ausschließlich die folgende Mailadresse:
Produktrückrufe und Sicherheitsinformationen
Wenden Sie sich mit Produktrückrufen und Sicherheitsinformationen bitte immer an die offizielle Stelle für Medizinproduktesicherheit am Universitätsklinikum Heidelberg:
SicherheitMedizinprodukte.ZIM(at)med.uni-heidelberg.de
Kontaktieren Sie bitte bei Produktrückrufen und Sicherheitsinformationen, die medizinisches Verbrauchsmaterial betreffen, zusätzlich den Geschäftsbereich Konzerneinkauf:
Retouren
Mit dem Lieferanten vereinbarte Retouren (Rückholung von Waren) haben zum mit dem operativen Einkauf vereinbarten Zeitpunkt zu erfolgen. Wenn kein Datum festgelegt wurde, hat die Retoure innerhalb vom 5 Arbeitstagen ab der Meldung der Retoure zu erfolgen. Veränderungen sind mit dem operativen Einkauf abzusprechen.
Sollte die Ware vom Lieferanten nicht bis zum vereinbarten Zeitpunkt abgeholt sein, gehen wir davon aus, dass der Lieferant auf die Rückholung der Ware verzichtet und den Rechnungsabzug/Erteilung einer Gutschrift dennoch zustimmt. Die Ware wird ggf. humanitären Zwecken zugeführt
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des Klinikums
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